Comment relancer in impayé grâce à une lettre de relance ?

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Les achats ou services non payés deviennent de plus en plus récurrents. À partir du moment où l’échéance de paiement d’une facture est dépassée, vous devez relancer le client qui vous doit. La lettre de relance pour une facture non réglée fait partie des toutes premières étapes de recouvrement amiable. La relance facturation par mail ou courrier vous aide à savoir si le client est un mauvais payeur ou il est dans un moment difficile.

Qu’est-ce qu’une lettre de relance ?

La lettre de relance désigne un document qui permet d’informer un client qu’une facture délivrée en son nom est restée impayée. Cette lettre est donc rédigée par le créancier. La lettre de relance peut être utilisée comme le premier mode de relance. Mais elle peut être aussi envisagée lorsque l’entretien téléphonique n’a pas donné un résultat positif.

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Cette lettre doit être envoyée au client dès lors que le délai de paiement de la facture est dépassé. À partir de ce moment, le créancier considère son client comme en retard de paiement et peut donc engager une procédure de recouvrement. Il faut préciser que l’envoi de la lettre de relance pour facture impayée n’est pas suffisant pour opérer une saisie, c’est-à-dire pour déclencher une procédure de recouvrement forcé. Sur le plan juridique, la relance ne constitue pas un acte obligatoire. Vous pouvez envoyer directement une lettre de mise en demeure à votre client.

Envoi de la première lettre de relance : pour rappeler au client son obligation

L’envoi de la première lettre de relance constitue la première étape du processus de recouvrement à l’amiable de la créance. En réalité, il s’agit juste de rappeler à votre client que l’échéance de paiement de sa facture est dépassée et qu’il faudra régler sa dette. Il existe des conditions à remplir avant de pouvoir réclamer une créance. Premièrement, vous devez être en mesure de prouver l’existence de la créance à travers un justificatif (facture, contrat ou autres). Deuxièmement, la créance doit être liquide. Il faudrait qu’elle soit ou puisse être évaluée. Enfin, il faudrait que la créance soit exigible. Vous devez donc attendre l’expiration du délai de paiement avant d’engager une relance.

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La première lettre doit être bien rédigée pour espérer débloquer la situation et toujours garder de bonnes relations commerciales avec le client. Elle est souvent très efficace. La lettre est simple et facile à rédiger. En cas de recouvrement judiciaire, la lettre de relance vous permet de prouver votre bonne foi devant l’autorité judiciaire.

Que doit contenir la lettre de relance ?

Ce premier document ne requiert pas de formalisme particulier. Il doit être juste clair et précis. Voici les informations à inclure dans votre lettre de relance.

  • Nom et adresse du créancier
  • Nom et adresse du client
  • Références de la facture impayée (numéro et date)
  • Montant de la facture avec les pénalités de retard ainsi que l’indemnité forfaitaire de recouvrement
  • Date d’échéance de la facture impayée
  • Démarches déjà entreprises (appel téléphonique par exemple)
  • Délai accordé au client pour régler la somme mentionnée sur la lettre de relance.

Vous pouvez envoyer cette lettre par e-mail ou par courrier, simple ou en recommandé. Il faudra aussi ajouter à cette lettre une copie de la facture impayée. Vous devez rester cordial. Il faut impérativement éviter les relances agressives, les déclarations infondées et les menaces.

Que faire si le client ne répond pas à la première lettre de relance ?

Si votre client ne procède pas au paiement de la facture après l’envoi de la première lettre de relance, il est conseillé de lui envoyer une deuxième lettre de relance. Si le client ne réagit toujours pas, vous pouvez lui envoyer une troisième lettre de relance ou carrément une lettre de mise en demeure. Il faut noter que la lettre de mise en demeure requiert un certain formalisme. Elle doit contenir certaines mentions obligatoires. Il serait donc mieux de confier l’affaire à votre service contentieux ou faire appel à un huissier de justice, un cabinet de recouvrement ou un cabinet d’avocat.

Si toutes vos tentatives de recouvrement amiable ne donnent rien de concret, vous pouvez maintenant recourir à la justice. Le référé de provision et l’injonction de payer font partie des procédures qui permettent de recourir judiciairement une facture impayée. La procédure d’injonction de régler une créance est une procédure qui permet au créancier d’obtenir une décision judiciaire sans comparaître devant le juge.